Vom Gespräch zur strukturierten Meetingdokumentation

Moderne KI-Modelle, leistungsfähiger Desktop-Workflow und maximale Flexibilität – lokal oder in der Cloud.

Verbixa Meeting ist ein Werkzeug zur strukturierten Dokumentation und Nachbereitung von Meetings und Gesprächen. Aus Audio- und Videodateien, Mikrofonaufnahmen, unterstützten lokalen Dateien und unterstützten Onlinequellen entstehen nicht nur Transkripte, sondern aufbereitete Meetinginformationen wie Zusammenfassungen, Entscheidungen, Aufgaben und offene Punkte. Die Ergebnisse können bearbeitet, exportiert und anschließend in einer persönlichen Meeting-Bibliothek organisiert und durchsucht werden.

Verbixa Meeting ist nicht auf klassische Audioaufnahmen beschränkt. Je nach Workflow können Audio- und Videodateien, Mikrofonaufnahmen, unterstützte lokale Dateien und unterstützte Onlinequellen wie YouTube verarbeitet werden.

Verbixa kann den Gesprächsinhalt transkribieren und daraus strukturierte Meetinginformationen ableiten. Dazu gehören insbesondere Zusammenfassung, Entscheidungen, Aufgaben und offene Punkte. Zusätzlich bleiben Meetingdaten und das vollständige Transkript verfügbar; daraus kann ein Meetingbericht für Weitergabe oder Archivierung erstellt werden.

Ja. Verbixa kann relevante Informationen aus dem Gespräch herausarbeiten und strukturiert aufbereiten. Dazu können Entscheidungen, Aufgaben, offene Punkte und weitere für die Nachbereitung relevante Informationen gehören. Voraussetzung ist, dass diese aus dem Gespräch hinreichend eindeutig hervorgehen. Automatisch erzeugte Ergebnisse sollten vor einer verbindlichen Weiterverwendung geprüft werden.

Wenn Verantwortlichkeiten oder Fristen im Gespräch eindeutig genannt werden, können sie in die strukturierten Meetinginformationen übernommen werden. Nicht eindeutig genannte oder nur vermutete Zuordnungen sollten dagegen nicht als bestätigte Informationen behandelt werden.

Ja. Die von Verbixa erzeugten Zusammenfassungen und strukturierten Meetinginformationen sind keine unveränderliche KI-Ausgabe. Sie können geprüft und bearbeitet werden, bevor sie gespeichert, archiviert oder weitergegeben werden.

Ja. Neben der strukturierten Meetingdokumentation bleibt das vollständige Transkript zugänglich. So können Aussagen später im ursprünglichen Gesprächskontext überprüft werden. Falls entsprechende Fassungen vorhanden sind, kann Verbixa zwischen der archivierten beziehungsweise bearbeiteten Fassung und dem Originaltranskript unterscheiden.

Ja. Verbixa unterstützt Evidenz- und Zeitmarken. Damit kann von einer relevanten Aussage zurück zur entsprechenden Stelle im Transkript navigiert werden. So bleiben Ergebnisse und Antworten nachvollziehbar.

Abgeschlossene Meetings können dauerhaft in einer persönlichen Bibliothek verwaltet werden. Dort lassen sie sich unter anderem per Volltextsuche sowie nach Zeitraum, Teilnehmern, Quellen, Sammlungen und Meeting-Serien filtern. Ein Meeting bleibt damit auch nach seiner unmittelbaren Nachbereitung Teil eines durchsuchbaren Wissensbestands.

Mit „Frage die Bibliothek“ können Fragen an bereits gespeicherte Meetings gestellt werden. Verbixa sucht dabei in den vorhandenen Meetinginhalten und leitet Antworten aus diesen gespeicherten Informationen ab, anstatt allgemeines Modell- oder Webwissen mit den Meetingdaten zu vermischen. Der Suchraum kann beispielsweise auf die gesamte Bibliothek, eine Sammlung oder eine Meeting-Serie eingeschränkt werden.

Sammlungen ermöglichen eine flexible thematische oder organisatorische Gruppierung von Meetings. Ein Meeting kann mehreren Sammlungen gleichzeitig zugeordnet werden – beispielsweise einem bestimmten Kunden und gleichzeitig einem Projekt. Die Meetinginhalte selbst werden dabei nicht dupliziert.

Meeting-Serien dienen der Organisation wiederkehrender Besprechungen, beispielsweise Weeklys, Jour-fixe-Termine oder regelmäßiger Projektbesprechungen. Im Unterschied zu frei kombinierbaren Sammlungen gehört ein Meeting höchstens einer Serie an.

Ja. Zwei Meetings derselben Serie können hinsichtlich Entscheidungen, Aufgaben, offenen Punkten und Fristen miteinander verglichen werden. Verbixa unterscheidet dabei unter anderem zwischen neu, geändert, unverändert und nicht erneut aufgeführt. Ein Punkt gilt dabei nicht automatisch als erledigt, nur weil er in einem späteren Meeting nicht mehr erwähnt wurde.

Ja. Verbixa unterstützt historische Revisionen. Frühere Fassungen können mit der aktuellen Version verglichen und bei Bedarf wieder als aktuelle Fassung übernommen werden. Die bisher aktuelle Fassung bleibt dabei als Version erhalten.

Für die eigentliche Spracherkennung kann Verbixa eine lokale Transkriptionspipeline verwenden. Das Audiomaterial muss für die reine Transkription daher nicht zwingend an einen Cloud-Spracherkennungsdienst übertragen werden. Für weitergehende KI-Funktionen können – abhängig von Konfiguration und gewähltem Datenschutzmodell – lokale oder konfigurierte KI-Dienste eingesetzt werden.

Verbixa unterstützt ein Datenschutzmodell, bei dem für entsprechende KI-Funktionen nur lokale Verarbeitung zugelassen wird. Welche Funktionen lokal oder über konfigurierte Dienste ausgeführt werden, hängt vom gewählten Workflow und der Konfiguration ab.

Meetings mit mehreren Teilnehmern können verarbeitet werden. Die Qualität der Transkription hängt jedoch vom Ausgangsmaterial ab. Gleichzeitig sprechende Personen, starke Hintergrundgeräusche, große Mikrofonentfernungen oder undeutliche Sprache können die Erkennung erschweren. Für möglichst zuverlässige Ergebnisse empfiehlt sich daher eine klare und möglichst störungsarme Aufnahme.

Nein. Wie bei jeder automatischen Spracherkennung hängt die Qualität wesentlich vom Ausgangsmaterial ab. Klare Sprache, ausreichender Pegel und geringe Hintergrundgeräusche verbessern die Transkription. Besonders Überlappungen mehrerer Sprecher oder akustisch ungünstige Aufnahmen können die Erkennungsqualität reduzieren.

Verbixa unterstützt automatische Spracherkennung und mehrsprachige Inhaltsverarbeitung. Je nach Workflow können Gesprächsinhalte auch übersetzt und anschließend weiterverarbeitet werden. Davon unabhängig besitzt Verbixa Meeting eine deutsche und englische Benutzeroberfläche.

Strukturierte Meetingberichte können unter anderem als PDF, DOCX und TXT ausgegeben werden. Für vollständige Transkripte steht ein separater Export nach PDF und DOCX zur Verfügung. Dadurch können sowohl kompakte Meetingberichte als auch vollständige Gesprächsdokumentationen außerhalb von Verbixa archiviert oder weiterverarbeitet werden.

Ja. Verbixa Meeting kann zunächst als Testversion verwendet werden. Nach Ablauf des Testzeitraums bleiben bereits vorhandene Meetings und die Meeting-Bibliothek zugänglich; eingeschränkt wird die Erstellung neuer Meetings.

Bereits erstellte Meetingdaten bleiben weiterhin zugänglich. Die Anwendung wird nach Ablauf des Tests also nicht zu einem unzugänglichen Datensilo. Für die Erstellung neuer Meetings ist anschließend eine entsprechende Lizenz erforderlich.

Ja. Verbixa Meeting kann eigenständig verwendet werden und ist zugleich in das Verbixa-Ökosystem eingebunden. Bei Bedarf kann zwischen der spezialisierten Meeting-Anwendung und Verbixa Studio gewechselt werden.

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